Praktični savjeti

Pravo na korištenje GlobeCat® infrastrukture

U nastavku teksta dajemo osnovne smjernice kojih se treba pridržavati. Podijelili smo ih u nekoliko skupina:

Tvrtke koje žele same odlučivati kojim će trgovačkim kućama objavljivati podatke o svojim trgovačkim jedinicama

• Tvrtka mora biti uredna članica GS1 Croatia ili neke nacionalne GS1 organizacije. To je bitno radi primarnog GLN-a, nužnog radi registracije tvrtke u GlobeCat®-u.
  
• Tvrtka mora popuniti pristupne dokumente i platiti godišnju naknadu za korištenje GlobeCat®-a.
  

Obavijest od trgovačke kuće koja za njih podmiruje troškove korištenja GlobeCat®-a

• Tvrtka mora biti uredna članica GS1 Croatia ili neke nacionalne GS1 organizacije. To je bitno radi primarnog GLN-a, nužnog radi registracije tvrtke u GlobeCat®-u.
  
• Po kratkom postupku tvrtka dobiva parametre za aktivno korištenje GlobeCat®-a.
• U ovakvom načinu rada tvrtka dobiva kategoriju pretplatnika - STANDARDNI LIMITED.
• Tvrtka može objavljivati podatke o svojim trgovačkim jedinicama samo trgovačkim kućama koje su za nju podmirile troškove korištenja GlobeCat®-a.
• Ako je potrebno objaviti podatke većem broju trgovaca, tvrtka uvijek može prijeći u drugu kategoriju pretplatnika, naravno, uz prethodni administrativno-financijski postupak. Pri tome svi podaci ostaju sačuvani, a prestaje vrijediti ograničenje na objavu samo određenom broju trgovaca.
• Bez obzira na status načina korištenja (STANDARDNI LIMITED, STANDARDNI, PROFESIONALNI, PROFESIONALNI PLUS, KORPORATIVNI), za sve tvrtke vrijede iste preporuke o tome kako unositi i održavati podatke o svojim proizvodima.
  

Kako unositi i održavati podatke 

• Ovisno o zahtjevima tržišta, podaci koji se unose mogu se podijeliti na sljedeći način:
  • GDSN obavezni podaci:
    • to su podaci koji se moraju unijeti, da bi se proizvod registrirao u GDSN sustavu kataloga.
  • Podaci koje zahtijeva zakonska regulativa:
    • FIR EU 1169/2011
    • FZOEU Pravilnik o ambalaži i otpadnoj ambalaži
    • svi ostali pravilnici i uredbe koji se očekuju.
  • Podaci specifični za pojedina ciljna tržišta (TM=Target Market):
    • neki TM-ovi imaju specifične zahtjeve koji ih razlikuju od drugih.
  • Podaci specifični za pojedine grupe proizvoda:
    • npr. DIY (Do IT Yourself), zdravstvo (farmaceutska industrija i medicinski uređaji); postoji i kombinacija sa TM, npr. UDDI.
• Treba najprije definirati asortiman koji se unosi u GlobeCat®
  • Što je asortiman proizvoda tvrtke?
  • Postoje li “mrtve duše“ i što je aktualni asortiman? Ovo je idealna prilika za brisanje nepotrebnih podataka.
  • Jesu li cijelom asortimanu pridruženi GTIN-ovi?
  • Vode li se više hijerarhijske jedinice i kako te jesu li im dodijeljeni GTIN-ovi?
  • Treba definirati prioritete za unos:
  • najprije unijeti dio asortimana koji je ključan za partnere na tržištu; specijalne izvedenice i sezonske artikle koji trenutačno nisu aktualni ostaviti za kraj.
• Savjet: ako je moguće, unose se svi podaci u jednom prolazu za svaku trgovačku jedinicu.
• Treba uredno povezivati unesene trgovačke jedinice u hijerarhijske odnose, što se najčešće radi na kraju postupka unosa podataka. 
• Registracija proizvoda:
  • obavezna je za sve proizvode koji se namjeravaju objaviti, a omogućuje jedinstvenost dodijeljenih identifikacijskih ključeva i evidencija o tome u kojem je DP-u registrirana određena kataloška jedinica.
• Objava proizvoda:
  • završni je korak u eksponiranju podataka, kako bi se zadržala mogućnost kontrole o tome tko će i kako koristiti podatke. Tvrtke koje unose podatke (DS-ovi) su ujedno i vlasnici podataka i donose odluku o tome tko će i kako koristiti njihove podatke; kao što su inicirale objavu podataka, mogu ih i povući.

Globalni GDSN sustav projektiran je kao mreža certificiranih Data Pool-ova (DP) koji služe kao infrastruktura za sinkronizaciju podataka između sudionika GDSN procesa: izvora podataka (Data Source - DS) i primatelja podataka (Data Recepient - DR), koordiniranih kroz funkcionalnost Globalnog registra (Global Registry - GR). Pri tome se definira nekoliko aspekata procesa: tehnički, pravni i financijski. Tehnički aspekt definira sudionike procesa, format podataka, sadržaj, semantiku i validaciju podataka, oblik i sintaksu poruka te njihovu koreografiju u podržavanju poslovnih procesa na koje se odnose. Potpunu tehničku kompatibilnost sa GDSN sustavom DP-ovi dokazuju kroz proces GDSN certifikacije, koji provodi neovisna ovlaštena certifikacijska kuća. Pravni aspekt definira međusobna prava i obveze svih sudionika GDSN procesa (DP-ova, DR-ova, DS-ova, GR-a i GS1 Data Excellencea kao posebnog pravnog entiteta u globalnoj GS1 organizaciji). Pristupajući GDSN sustavu, svi sudionici  potpisuju ugovor sa GS1 Data Excellenceom. Ti dokumenti imaju pravni karakter i koriste se uz ograničenja koja proizlaze iz njihovog sadržaja. Financijski aspekt definira financijske obveze pojedinih sudionika GDSN procesa. Iznos financijskih obveza rezultat je kompleksnog izračuna, temeljenog na praćenju relevantnih parametara definiranih ugovorima. Svi sudionici GDSN sustava moraju se pridržavati navedenih pravila (tehničkih, pravnih i financijskih), kako bi u svakom trenutku mogli dokazati uredan status. Nije moguće djelomično korištenje samo nekih aspekta GDSN sustava.

Dakle, ovakva je infrastruktura namijenjena i za domaće i strane dobavljače. Bez obzira na to koji DP im je pristupna točka u kojoj unose podatke o svojim proizvodima, sustav omogućuje da DR-ovi (trgovci) uvijek na vrijeme dobiju podatke u standardiziranom strukturiranom formatu.