Razmjena

Svakodnevno svijet stvara i obrađuje zapanjujuću količinu dokumenata na papiru, od narudžbi i računa do kataloga proizvoda i izvještaja o realizaciji prodaje, koji pružaju vitalne informacije koje prethode fizičkom tijeku robe u trgovačkim transakcijama, prate je ili slijede.

Zadnjih su godina poduzeća ulagala velik novac u moderniziranje procesa fizičke proizvodnje i distribucije. Mnogo je manje pažnje bilo posvećeno poboljšanju protoka informacija između organizacija. Racionalizaciju treba primijeniti i na protok informacija za internu i eksternu razmjenu. 

EDI - Electronic Data Interchange - elektronička razmjena podataka

EDI trgovačkim partnerima pruža djelotvoran poslovni alat za automatski, izravni prijenos trgovinskih podataka između računalnih sustava tvrtki. Od tuda proizlazi definicija EDI-a: EDI je prijenos strukturiranih podataka prema dogovorenim standardima od jedne kompjutorske aplikacije do druge, elektroničkim putem i uz minimalnu intervenciju.

Razmjena se odnosi na poslovne transakcije s komercijalnim, logističkim i financijskim implikacijama. Svakoj je organizaciji primjena elektroničke razmjene podataka multidisciplinarni projekt koji zahtijeva veliki angažman ne samo čelništva, nego i voditelja na najrazličitijim dužnostima, odgovornih za različita područja aktivnosti. Uspostavljaju se i vode novi poslovni odnosi, preispituju procedure i poslovna politika tvrtke, a postojeća procedura može zahtijevati reviziju. Cilj je da unutrašnje i vanjsko djelovanje tvrtke postane brže i djelotvornije. 

Koje su prednosti EDI-a?

EDI je moćan poslovni alat koji poslovnim partnerima omogućuje automatski prijenos poslovnih podataka izravno iz jedne kompjutorske aplikacije do druge. Tvrtke se ne moraju brinuti zbog nekompatibilne informatičke infrastrukture. Upotrebom EDI standarda, npr. EANCOM-a, podaci se mogu brzo, djelotvorno i najvažnije, točno izmjenjivati.

Glavne koristi koje implementacija EDI-a donosi tvrtki i njezinim poslovnim partnerima:

• Značajno smanjenje papirologije, što izravno rezultira smanjenjem administrativno-personalnih troškova. Osoblje se može prebaciti na poslove kojima će se povećati njihova učinkovitost.
• Velika količina komercijalnih podataka može se razmjenjivati s jednog računala na drugo u minuti, omogućujući brzu reakciju i zadovoljstvo poslovnih partnera.
• Omogućuje eliminaciju pogreški koje nastaju prilikom unosa/prijepisa podataka rukom.
• Omogućuje tvrtkama bolju kontrolu proizvodnje, nabave i isporuke. Ključna je komponenta za just-in-time proizvodnju i odgovor za sve zahtjevne opskrbne lance. Značajno utječe na smanjenje skladišnih zaliha, čime i na oslobađanje novca koji se može bolje uložiti.