Prikupljanje
Identifikacijski brojevi se mogu, između ostalog, prikazati u barkod simbolima, kako bi omogućili elektroničko očitavanje na prodajnome mjestu, kod prihvata u skladištima ili na bilo kojem drugom mjestu gdje poslovni proces zahtijeva. Ovi se identifikacijski brojevi također koriste u elektroničkoj razmjeni podataka - EDI porukama, kako bi se ubrzala komunikacija i poboljšala točnost.
Razjasnimo ponajprije terminologiju:
CRTIČNI KOD - barkod, crtični kod, prugasti kod, linijski kod, paličasti kod, štapičasti kod, zebrasti kod, daskasti kod, EAN kod, GS1 kod... Sve te nazive susrećemo u svakodnevom životu. Radi se o skupu strojno (korištenjem optoelektroničkih uređaja) čitljivih simbologija za pisanje poruka. Poruke čitljive ljudima mogu biti zapisane različitim slovnim simbologijama (latinica, gotica, ćirilica...), brojčanim simbologijama (arapske, rimske...). Treba naglasiti razliku između simbologije i sadržaja. Isti sadržaj može biti zapisan u različitim simbologijama. Kad govorimo o crtičnom kodu, govorimo o simbologiji. Crtični kodovi mogu biti jednodimenzionalni (npr. Code39, Codabar, 2/5interleaved, Code128, EAN, UPC...) ili dvodimenzionalni (PDF-417, Aztec, QR, DataMatrix, MaxiCode...). Moguće su i kombinacije (tzv. stackirani kodovi). Danas su u najširoj primjeni jednodimenzionalni kodovi zbog jednostavnosti, ali i raširene opreme za čitanje (barcode reader ili POS reader). Čitači za dvodimenzionalne kodove još uvijek su relativno skupi, pa stoga ta tehnologija nema široku primjenu.
- GTIN (engl. Global Trade Item Number) - broj globalne trgovačke jedinice. Kako je navedeno u objašnjenju pojma crtični kod, postoji pojam simbologije kojom zapisujemo određeni sadržaj. U teoriji i praksi automatske identifikacije, osim simbologije bitan je i sadržaj. Identifikacijska šifra mora biti jedinstvena (engl. unique), što znači da svaki proizvod na globalnom tržištu mora biti označen jedinstvenom identifikacijskom šifrom (ne smije postojati neki drugi proizvod s istom šifrom). Upravo GS1 sustav (stari naziv EAN/UCC sustav) omogućuje navedene uvjete, od sadržaja šifre, njezinog numeričkog formata preko simbologije (EAN, UPC) do definicije preporučljivih fizičkih dimenzija i položaja na ambalaži. Osim simbologije crtičnog koda, za realizaciju zapisa GTIN-a može se upotrijebiti i RFID tag (engl. Radio Frequency IDentification).
RFID (engl. Radio Frequency IDentification) - radiofrekvencijska identifikacija je tehnologija koja upotrebljava svojstva interakcije označenog objekta u elektromagnetskom ili elektrostatičkom polju određene frekvencije. Pritom detektor emitira radiofrekvencijske (RF) valove na jednoj ili više frekvencija, a "tag" (transponder) ili oznaka na objektu "odaziva" se slanjem informacije pohranjene u sebi. Tagovi mogu biti pasivni (mogu se samo čitati) ili aktivni (može ih se očitavati, ali i zapisivati u njih). Za razliku od crtičnih kodova, nije potrebno da budu u vidnom polju detektora, a može ih se očitavati nekoliko istodobno. Nedostatak u komercijalnoj upotrebi još je uvijek relativno visoka cijena.
Te se aplikacije oslanjaju na standardne strukture kodiranja, pomoću kojih se mogu identificirati relevantne stavke i njihovi podaci. Ti su brojevi ključevi za pristup bazama podataka i služe za jednoznačnu identifikaciju artikala kojima se rukuje u svim porukama neke transakcije. Brojevi služe isključivo za identifikaciju, bez ikakvog značenja u samom broju. Svi podaci koji opisuju neki proizvod ili uslugu moraju se tražiti u bazama podataka. Njih priopćava dobavljač korisniku jednom, prije prve transakcije, ili korištenjem standardnih obavijesti ili konzultiranjem elektronskih kataloga.
Crtični kodovi su najčešće uključeni u proces proizvodnje na lokaciji proizvođača: ili su unaprijed otisnuti zajedno s drugim informacijama koje se mogu naći na pakiranju ili se naljepnica na njih aplicira u proizvodnoj liniji.
Isti se brojevi također koriste u EDI porukama, kako bi dopustili transfer svih informacija transakcije vezane uz identificirane artikle prema relevantnim partnerima. Takve standardne strukture kodiranja jamče jedinstvenost u cijelom svijetu unutar relevantnog područja primjene.